Organizzare eventi sul territorio

Organizzare eventi sul territorio

Organizzare un evento come una sagra, una fiera o una manifestazione è una bellissima opportunità che unisce il divertimento con la promozione del territorio e dei suoi prodotti.

Per la migliore riuscita dell'evento è importante provvedere a tutte le comunicazioni e aver ottenuto tutte le autorizzazioni necessarie.

La scheda informativa pubblicata illustra l’iter procedurale e gli adempimenti burocratici in caso si intenda organizzare iniziative sul territorio, una guida utile a disposizione di tutte le associazioni e i cittadini nata dalla collaborazione di tutti i servizi comunali coinvolti negli eventi.

Il risultato ottenuto consente di avere una procedura condivisa e una conoscenza preventiva delle modalità e dei tempi occorrenti per il rilascio delle necessarie autorizzazioni. É fondamentale però che tali indicazioni vengano rispettate da tutti i soggetti coinvolti.

Approfondimenti

Patrocinio

Per ottenere il patrocinio è necessario specificarlo nel Modulo eventi. Il modulo deve essere presentato 60 giorni prima dello svolgimento dell’evento, corredato da idonea relazione descrittiva.

Potranno essere prese in considerazione le richieste di solo patrocinio se pervenute comunque entro 15 giorni dall’evento.

L’atto di concessione o il diniego del patrocinio è formalizzato per iscritto e comunicato all'organizzatore di norma entro 45 giorni dall'evento.

La concessione del patrocinio comporta l'obbligo di riportare lo stemma comunale su tutti gli strumenti di pubblicizzazione dell'evento.

Utilizzo sala comunale

Se si intende organizzare l'evento presso una delle sale comunali disponibili è necessario specificarlo nel Modulo eventi. Il modulo deve essere presentato 60 giorni prima dello svolgimento dell’evento, corredato da idonea descrizione.

Preliminarmente, occorre verificare la disponibilità della sala mediante apposita richiesta al seguente indirizzo e-mail: ufficio.cultura@comune.trezzosulladda.mi.it.

Occupazione di suolo pubblico e provvedimenti modificativi dell'ordinaria viabilità

Per ottenere la concessione di aree pubbliche e/o il provvedimento modificativo dell'ordinaria viabilità è necessario specificarlo nel Modulo eventi. Il modulo deve essere presentato 60 giorni prima dello svolgimento dell’evento.

Successivamente alla risposta trasmessa dal Servizio cultura, sport e tempo libero l'organizzatore, entro 30 giorni dall'evento, deve presentare formale domanda utilizzando apposita modulistica. La domanda sarà trasmessa a cura del servizio incaricato del rilascio della concessione occupazione suolo pubblico alla società TRE ESSE ITALIA SRL alla quale compete il calcolo e la riscossione del canone dovuto. L’importo del canone COSAP è determinato in base ai giorni di occupazione, al coefficiente dell’occupazione distinto per tipologia, al coefficiente della via interessata e alle metrature di occupazione.

Utilizzo attrezzature comunali

Per utilizzare le attrezzature di proprietà comunale (sedie, tavoli, panche, ecc.) è necessario specificarlo nel Modulo eventi. Il modulo deve essere presentato 60 giorni prima dello svolgimento dell’evento.

Il materiale concesso dovrà essere ritirato, di norma, presso il magazzino comunale di via Baracca, a cura dell'organizzatore che dovrà sottoscrivere apposito impegno per la corretta custodia del bene. Il materiale utilizzato dovrà essere riconsegnato pulito e nelle medesime condizioni accertate all’atto del ritiro. L'organizzatore dovrà produrre certificazione di corretto montaggio delle infrastrutture richieste ed eventualmente versare una cauzione.

Le spese di facchinaggio (consegna e restituzione materiale, montaggio e smontaggio infrastrutture) sono sempre a carico dell'organizzatore.

Almeno sette giorni prima dell’evento l’organizzatore dovrà concordare con il Servizio gestione del patrimonio il ritiro delle attrezzature concesse.

Deroga acustica

Nel caso in cui lo svolgimento dell'evento preveda forme di rumorosità (ad esempio produzione di musica o utilizzo di motori rumorosi) è necessario specificarlo nel Modulo eventi. Il modulo deve essere presentato 60 giorni prima dello svolgimento dell’evento.

In caso di evento temporaneo occorre tener conto della normativa vigente e del piano di zonizzazione acustica. In tutti i casi i suoni devono tassativamente cessare alle ore 24:00.

Autorizzazione per pubblico spettacolo

Per ottenere l’autorizzazione per pubblico spettacolo è necessario specificarlo nel Modulo eventi. Il modulo deve essere presentato 60 giorni prima dello svolgimento dell’evento.

Ai fini dell’applicazione della legge che disciplina la materia è indispensabile che l’organizzatore nella compilazione del modulo specifichi dettagliatamente lo spettacolo/evento indicando:

  • la tipologia (ad esempio concerto, teatro, festa di partito e simili, ecc.)
  • utilizzo di strutture e quali (ad esempio palco, americane, impianti fonica/luci, impianti a gas, cucine ecc.)
  • se al chiuso o all'aperto e, se all'aperto, la presenza di sedie e transenne o altra forma di contenimento del pubblico
  • capienza del luogo (se più o meno di 200 spettatori)
  • se lo spettacolo/evento è unico o è l’attuale edizione di uno spettacolo periodico (ad esempio festa della birra, festa dell’oratorio ecc. che si ripete ogni anno)

In base al dettaglio fornito, l’ufficio SUAP darà indicazioni in merito alla documentazione integrativa necessaria e ai costi.

Ai fini della sicurezza è importante definire la tipologia di spettacolo che si intende allestire, potranno infatti verificarsi le seguenti fattispecie:

  • spettacolo non rilevante: rientrano tra queste le attività all’aperto senza allestimento di alcuna struttura e di contenimento del pubblico (esempio transenne, sedie). A puro titolo esemplificativo si intendono le esibizioni degli artisti e i concertini di strada; in ogni caso si invita a verificare con l’ufficio SUAP se l’ipotesi proposta può rientrare in questa tipologia. In questi casi, al posto della domanda di autorizzazione, basta la presentazione del  Modulo eventi quale comunicazione ai sensi del Regio Decreto 18/06/1931, n. 773, art. 69
  • spettacolo rilevante: in tal caso è indispensabile presentare istanza di autorizzazione per pubblico spettacolo, ai sensi del Regio Decreto 18/06/1931, n. 773, art. 69. Ai sensi dell’articolo 80 dello stesso decreto, l’autorizzazione può essere rilasciata solo in seguito a verifica delle condizioni di sicurezza e incolumità. In tal caso, se la capienza dell’area delimitata o del locale è inferiore a 200 spettatori, l’istanza dovrà essere corredata da idonea certificazione di un tecnico abilitato relativa al rispetto delle condizioni di sicurezza (adeguatezza dei materiali impiegati, collaudo delle strutture, presenza strumentazioni anti incendio, regolarità impianti, rispetto condizioni igieniche ecc.). Nel caso di capienza superiore ai 200 spettatori l’istanza dovrà essere accompagnata da tutta la documentazione tecnica indispensabile da sottoporre a parere della commissione comunale di vigilanza pubblico spettacolo. Il parere della commissione è valido per due anni (a condizione che il secondo anno non si modifichi alcunchè nell’allestimento). La commissione effettua il sopralluogo generalmente il giorno dell’inizio della manifestazione o nei giorni immediatamente precedenti e verifica la sicurezza dei luoghi e delle strutture. A tal fine è indispensabile che tutto sia pronto al momento del sopralluogo, pena il mancato rilascio dell’autorizzazione. In particolare si ricorda che non devono risultare discrepanze tra l’allestimento indicato nella documentazione depositata in Comune e quello che la commissione esaminerà in loco. Le certificazioni sopra indicate devono essere presentate anche in caso di montaggio infrastrutture comunali.
Somministrazione di alimenti e bevande e attività di commercio su aree pubbliche

Nel caso in cui l'evento preveda la somministrazione di alimenti e bevande è necessario specificarlo nel Modulo eventi. Il modulo deve essere presentato 60 giorni prima dello svolgimento dell’evento.

Almeno tre giorni prima dell’evento dovrà essere inviata segnalazione certificata di inizio attività al SUAP esclusivamente mediante modalità telematica e con documentazione firmata elettronicamente, allegando ricevute di pagamento diritti comunali e ATS.

Si precisa che in caso di somministrazione temporanea non è richiesto il possesso di requisiti professionali.

Importante: è vietata la somministrazione di alcolici superiori ai 21°.

Comunicazioni alle autorità sovracomunali: Questura e AREU

Le norme in materia prevedono che l’organizzazione di eventi necessiti preventivamente di comunicazione alle seguenti autorità:

  • Questura di Milano: preavviso di pubblica manifestazione - Regio Decreto 18/06/1931, n. 773, art. 18 - da presentare in Questura almeno tre giorni prima dell’evento mediante apposito modulo da inviare via PEC al seguente indirizzo: gab.quest.mi@pecps.poliziadistato.it e per conoscenza alla polizia locale: polizia.locale@comune.trezzosulladda.mi.it nonché al comando CC: stmi121285@trezzo.carabinieri.it
  • AREU Azienda Regionale Emergenza Urgenza: attività di assistenza sanitaria nell’ambito di eventi/manifestazioni. L’organizzazione deve fornire alla AAT 118 competente territorialmente le informazioni necessarie riguardanti l’assistenza sanitaria (ambulanza, ecc.) che lo stesso intende mettere a disposizione in occasione dell’evento. Entro 30 giorni occorre verificare se per quell’evento vige l’obbligo di assistenza sanitaria compilando direttamente sul sito dell'AREU il form presente all’indirizzo: www.areu.lombardia.it (percorso: cosa facciamo/eventi e manifestazioni).

Timbratura/affissioni materiale pubblicitario

Il Comune di Trezzo sull’Adda ha dato in concessione la gestione del servizio di pubbliche affissioni. Per le procedure di affissione di manifesti e timbratura di locandine rivolgersi a:

TRE ESSE ITALIA S.R.L. presso STUDIO 80 via. S. Ambrogio, n. 8 (tel.: +39 02 9090084).

Il servizio prevede il pagamento dell'Imposta sulla pubblicità (ICP).

Installazione mezzi pubblicitari

Nel caso sia previsto l’installazione di Mezzi pubblicitari (striscioni o cartelli provvisori, escluse le pubbliche affissioni di manifesti e locandine per le quali vedi sopra) è necessario specificarlo nel Modulo eventi. Il modulo deve essere presentato 60 giorni prima dello svolgimento dell’evento.

Successivamente, entro 30 giorni prima dell’evento, occorre richiedere l’autorizzazione all’installazione del materiale pubblicitario

e insegna di esercizio con gli allegati previsti sull’apposito modulo.

Pulizia strade/raccolta rifiuti

In caso di manifestazione che prevede produzione straordinaria di rifiuti (dove ad esempio è prevista la somministrazione di alimenti e bevande oppure quando è prevista una notevole affluenza di pubblico), l'organizzatore deve richiedere all’ufficio ambiente i bidoni necessari, rispettando le disposizioni comunali relative alla raccolta differenziata dei rifiuti.

Per informazioni rivolgersi a: ufficio ambiente (tel.: +39 02 90933222, e-mail: ambiente@comune.trezzosulladda.mi.it)

Fornitura energia elettrica

Nel caso in cui sia necessario un allacciamento elettrico e l'area non sia servita da un quadro in gestione al Comune, l'organizzatore deve richiedere l’energia elettrica all'ENEL, di norma, almeno 30 giorni prima della data d'inizio dell'evento (indicando la potenza necessaria ed il voltaggio). 

Per definire il contratto di fornitura straordinaria di energia elettrica relativo a forniture temporanee sino a 30 Kwatt occorre rivolgersi al seguente numero verde 800 900 800.

Permessi di transito per carico e scarico

Qualora l’evento preveda la necessità di installare infrastrutture o vi fossero particolari esigenze organizzative è possibile richiedere permessi di transito temporanei. In questo caso occorre compilare apposito modulo 

Tali permessi sono rilasciati dalla polizia locale ovvero dal servizio cultura.

Entro tre giorni dall’evento l’organizzatore dovrà comunicare il numero di targa degli autoveicoli interessati. Si sottolinea che non potrà essere autorizzata la sosta inoperosa, pertanto gli autoveicoli dovranno sostare solo temporaneamente sulla via.

Permessi SIAE

La SIAE è una società che concede, dietro il pagamento dei relativi diritti, l’autorizzazione a riprodurre canzoni, opere teatrali e brani musicali protetti dal diritto d’autore. Per questo, se durante un evento si intendono utilizzare brani, musiche o testi non propri, è necessario richiedere il permesso e pagare i diritti di utilizzo, una percentuale dei quali verrà poi corrisposta agli autori.

L’esibizione di gruppi emergenti, che eseguono quindi il proprio repertorio non depositato, comporta l'esenzione del pagamento dei diritti d'autore, previa dichiarazione scritta che i componenti non siano iscritti alla SIAE e che tutti i brani non siano tutelati. Per uno spettacolo di tipo teatrale la pratica SIAE è più complessa. Un gruppo amatoriale che intenda rappresentare un'opera teatrale protetta deve rivolgersi all'ufficio SIAE competente, precisando gli elementi necessari all'individuazione del testo: autore, titolo, eventuale traduttore. L'Ufficio rilascerà l’autorizzazione definendo il compenso dovuto. Un'opera non tutelata può invece essere messa in scena senza pagamento di alcuna somma, richiedendol'autorizzazione preventiva.

L’ufficio competente territorialmente si trova a Vimercate in via S. Giorgio, n. 12/3 (tel.: +39 0396 66360, E-mail: vimercate@mandatarie.siae.it)

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Ultimo aggiornamento: 18/11/2020 21:48.11